Etichettatura per rivendita conto terzi: normativa, rischi e soluzioni digitali per semplificarla

L’etichettatura per la rivendita conto terzi è complessa e richiede attenzione sia alle normative sia alle esigenze specifiche di ogni cliente. Un errore può comportare sanzioni, ritiri dal mercato e danni alla reputazione di produttore e rivenditore. Digitalizzare il processo, grazie a software dedicati come Labelfy, permette di centralizzare i dati, velocizzare le revisioni e ridurre al minimo il rischio di errore. Scopri come farlo in maniera semplice e sicura.

Perché l’etichettatura conto terzi è un tema cruciale oggi

Il modello di produzione conto terzi, noto anche come private label, è diventato un pilastro per molti laboratori e aziende alimentari. Questa opportunità di business, tuttavia, porta con sé una grande responsabilità: ogni prodotto destinato alla rivendita deve essere accompagnato da un’etichetta che non solo rappresenti l’identità del marchio committente, ma che rispetti anche tutte le normative vigenti.

Proprio per questo, conoscere le regole è essenziale. L’etichettatura conto terzi non è una semplice operazione grafica o di marketing: è un atto regolato da leggi precise, che coinvolge sia chi produce sia chi mette il proprio nome sul prodotto. Vediamo quindi cosa richiede la normativa e perché è importante comprenderla a fondo per evitare errori costosi e tutelare la reputazione di entrambe le parti.

Normativa di riferimento: cosa richiede davvero

La normativa europea, in particolare il Regolamento (UE) 1169/2011 per l’alimentare, stabilisce che tutte le informazioni presenti in etichetta devono essere chiare, leggibili e soprattutto veritiere.

In caso di etichettatura conto terzi, chi immette un prodotto sul mercato con il proprio marchio ne diventa il “responsabile”, ma il laboratorio che lo produce resta comunque tenuto a garantire la conformità dei dati forniti.

Secondo la legge, nel caso di etichettatura conto terzi, il produttore deve garantire che le informazioni siano:

• veritiere e documentate: ingredienti, allergeni, valori nutrizionali, origine, lotto di produzione;
• conformi alle normative di settore: ad esempio, obbligo di dichiarazione allergeni, origine dell’ingrediente primario, etichettatura ambientale (rifiuti e raccolta differenziata);
• correttamente collegate alla tracciabilità: ogni lotto deve poter essere rintracciato in caso di richiamo o controllo da parte delle autorità competenti (ASL, NAS, ICQRF).

I rischi di un’etichettatura errata

Un’etichetta errata o incompleta può avere conseguenze pesanti, che si riflettono in modo diverso su produttore e rivenditore.

Per il produttore, i rischi riguardano soprattutto:

• sanzioni economiche dirette, che in Italia possono arrivare fino a 40.000 € in caso di informazioni scorrette o incomplete;
• ritiro immediato del prodotto con costi di logistica, ri-etichettatura o distruzione delle scorte;
• danno reputazionale interno al settore, che può portare alla perdita di contratti conto terzi e alla difficoltà di acquisire nuovi clienti;
• blocchi di produzione, specialmente in caso di contestazioni da parte degli enti di controllo (ASL, NAS, ICQRF).

Per il rivenditore, invece, il rischio è prevalentemente commerciale e di immagine:

• responsabilità legale verso i consumatori, poiché chi mette il proprio marchio sul prodotto diventa il soggetto responsabile dell’immissione sul mercato;
• perdita di fiducia da parte dei clienti, con possibili cali nelle vendite e danni di lungo periodo all’immagine del brand;
• interruzione dei rapporti con il fornitore, per tutelarsi da future problematiche o contenziosi, con conseguenti costi di ricerca di nuovi partner produttivi.

Un errore in etichetta non colpisce mai solo una parte: coinvolge tutta la filiera, generando costi, ritardi e una perdita di fiducia difficile da recuperare.

Come semplificare l’etichettatura conto terzi con strumenti digitali

Chi lavora conto terzi lo sa bene: la gestione manuale delle etichette è un’attività ad alto rischio di errore. Ogni cliente ha le proprie richieste specifiche — dal logo alle informazioni obbligatorie in più lingue, dalle esigenze grafiche alle certificazioni particolari (biologico, senza glutine, vegan). A tutto questo si aggiungono i diversi mercati di destinazione.

Il risultato? Un archivio di file Excel per i valori nutrizionali, bozze grafiche salvate con nomi diversi, revisioni fatte a mano e continui scambi di e-mail con i clienti per approvare l’ultima versione. In questo scenario, basta un dettaglio non aggiornato — un ingrediente sostituito, una modifica nella tabella allergeni, un nuovo obbligo di etichettatura ambientale — per generare un errore con conseguenze potenzialmente gravi: dal ritiro del prodotto al danneggiamento del rapporto con il committente e con altri potenziali futuri committenti.

La tecnologia può ribaltare questo approccio. Un software di etichettatura professionale permette di centralizzare tutti i dati degli ingredienti e delle ricette in un unico database condiviso, aggiornato in tempo reale. Con un solo click si possono generare layout personalizzati per ogni cliente e mercato, mantenendo automaticamente allineate informazioni nutrizionali, allergeni e QR code.

Ma non finisce qui: un sistema digitale consente anche di collegare direttamente le etichette alla tracciabilità dei lotti e alle schede HACCP, così che ogni etichetta sia non solo graficamente corretta, ma anche perfettamente collegata al ciclo produttivo e pronta per eventuali controlli ufficiali. Questo riduce drasticamente i tempi di revisione, abbatte il rischio di errori manuali e libera risorse interne, permettendo di concentrarsi su ciò che conta davvero: produrre con qualità e rispettare le scadenze di consegna.

Ma la digitalizzazione non si limita a velocizzare la creazione di un’etichetta o a rendere più semplice la gestione delle varianti grafiche: il vero valore aggiunto arriva quando l’etichetta diventa parte di un sistema integrato di tracciabilità e sicurezza alimentare.

In questo caso, la tecnologia non si configura come un semplice “aiuto”. Per chi produce per più clienti con esigenze diverse diventa un vero e proprio fattore strategico, capace di trasformare un processo complesso e potenzialmente caotico in un flusso di lavoro veloce, 100% sicuro e altamente professionale.

Il vantaggio competitivo della tracciabilità integrata

Come abbiamo già visto, quando si produce per conto di terzi, l’etichetta non è solo un requisito legale: è la punta dell’iceberg di un sistema molto più complesso che comprende la tracciabilità dei lotti, la gestione delle materie prime e la documentazione HACCP.

La tracciabilità integrata consente di collegare ogni prodotto finito ai suoi ingredienti, ai fornitori e alle date di produzione. In caso di controllo ufficiale o di una richiesta di richiamo da parte di un cliente, avere tutti questi dati immediatamente disponibili può fare la differenza tra un piccolo aggiustamento operativo e un blocco produttivo completo.

Dal punto di vista competitivo, questo si traduce in maggiore fiducia da parte dei committenti: un laboratorio che può dimostrare in pochi secondi la provenienza di ogni ingrediente, il rispetto dei processi HACCP e la conformità normativa delle etichette si posiziona come partner affidabile e professionale. Non solo: la tracciabilità digitale riduce i tempi di risposta, migliora la qualità delle informazioni condivise e abbatte il rischio di errori, generando un vantaggio concreto in un mercato in cui la velocità di esecuzione e la sicurezza documentale sono fattori decisivi per fidelizzare i clienti e acquisirne di nuovi.

Integrare etichettatura e tracciabilità significa trasformare un obbligo di legge in un’opportunità di crescita e differenziazione, con un impatto diretto sulla competitività e sulla reputazione del laboratorio.

Labelfy: il software perfetto per chi produce in conto terzi

Tutto ciò che abbiamo visto – dalla gestione digitale delle etichette alla tracciabilità integrata – trova una soluzione concreta in Labelfy, il software pensato per chi produce ogni giorno per conto di altri marchi e deve garantire etichette a norma senza incorrere in errore o in infruttuose complicazioni.

Con Labelfy è possibile, in pochi secondi:

• generare etichette conformi alle normative UE e USA;
• calcolare automaticamente valori nutrizionali e allergeni;
• gestire i lotti;
• integrare la documentazione HACCP in un unico ambiente cloud, accessibile ovunque e personalizzabile.

In questo modo, i laboratori possono concentrarsi sulla qualità del prodotto e sulla soddisfazione del cliente, lasciando all’automazione il compito di garantire la correttezza e la completezza delle etichette: una chiusura del cerchio che rende l’intero processo semplificato, lineare, sicuro e pronto a sostenere la reale crescita dell’attività.